Jak skutecznie komunikować się w pracy zdalnej?

Komunikacja w pracy zdalnej jest dużo bardziej wymagająca aniżeli w pracy typowo biurowej, w której możemy podejść do współpracowników czy szefa i zapytać o wszystko w danej chwili. Budowanie relacji, kiedy pracuje się na odległość może być wyzwaniem, dlatego tak ważne jest, aby potrafić przejrzyście przekazywać informacje i zadawać pytania. Co z pewnością składa się na efektywną komunikację?

1. Klarowność komunikatów – stosowanie konkretnych i prostych pytań czy komunikatów w wiadomościach, unikanie zbędnych skomplikowanych sformułowań, które mogą nic nie wnieść w rozmowę, a tylko wprowadzić potencjalny chaos
2. Regularność – zapewnienie płynnego przepływu informacji, regularne raporty z postępów projektów czy spotkania podsumowujące bieżące działania
3. Dostosowanie środków – wybranie najbardziej odpowiednich środków komunikacji, które odpowiadają klientowi, ponieważ jedni z nich będą preferować wysyłanie wiadomości tekstowych i e-maile, a pozostali rozmowy telefoniczne i wideokonferencje. Wszystko oczywiście także zależy od specyfiki projektu. Bardzo pomocne są wszelkie komunikatory, aby uzyskać bezzwłocznie odpowiedź na wszelkie pytania
4. Empatia – umiejętne słuchanie i zrozumienie potrzeb drugiej osoby to tzw. inteligencja emocjonalna. Ma ona ogromne znaczenie, niekiedy dużo ważniejsze od umiejętności technicznych, których zawsze można się nauczyć. Klient będzie miał dużo większą wyrozumiałość w stosunku do Wirtualnej Asystentki i potencjalnych popełnionych błędów, jeśli wie, że jest to relacja zbudowana na szacunku i pozytywnych emocjach
5. Szybka reakcja – szybkie udzielanie odpowiedzi klientom, zapewni to efektywne wykonywanie swoich obowiązków i progres w projektach
6. Budowanie kultury komunikacyjnej – pracując zdalnie w większej grupie osób, bardzo ważna jest otwarta wymiana informacji między członkami zespołu i dzielenie się swoimi pomysłami czy opiniami

Silne relacje biznesowe i osobiste są zawsze oparte na efektywnej komunikacji. Nie ma tutaj miejsca na nieporozumienia, a powinna istnieć duża empatia, zrozumienie potrzeb i celów drugiej osoby oraz pozytywna atmosfera pracy – nie ma znaczenia czy dotyczy to relacji tylko między Wirtualną Asystentką czy klientem, czy większą liczbą współpracowników. Inteligencja emocjonalna czyli rozumienie emocji, wspieranie, spójność wypowiedzi, umiejętność postawienia się na miejscu drugiej osoby jest nie do przecenienia w obecnym wirtualnym świecie.